Description de la fonction

1. Identification

Titre de la fonction : Secrétaire
Directeur, secteur ou service : Direction de la production
Nom du titulaire : (lorsque recruté)
Nom du supérieur immédiat : (en recrutement)
Titre du supérieur immédiat : Directeur de la production
Personnel relevant du titulaire de la fonction

Titre de chaque poste	Nombre d'employés
aucun	0

2. Sommaire de la fonction

Raison d'être du poste (rôle global dévolu au titulaire de la fonction).

• Seconder le directeur de l'usine et les superviseurs dans toutes les tâches administratives.
• Faire le lien avec les autres responsables des fonctions administratives de l’entreprise ainsi qu’avec le service du personnel, notamment soutenir les activités de formation destinées aux employés de la production.

3. Principales responsabilités

Domaines clés où des résultats doivent être atteints	% du temps consacré
1. Secrétariat du directeur de la production	20
2. Transcription et acheminement des rapports des superviseurs	20
3. Compilation des données pour la paie des employés, les vacances, les congés	20
4. Soutien aux activités de formation du personnel de la production	40

4. Détail des responsabilités

Pour chaque domaine clé, les responsabilités à assumer sont :	Ordre d'importance
l. Secrétaire du directeur de la production 1.1 Saisie de lettres, notes de service, rapports 1.2 Tenue à jour des dossiers des superviseurs et des employés 1.3 Classement, informatisation des documents 1.4 Secrétariat du comité de formation	4
2. Transcription et acheminement des rapports des superviseurs 2.1 Compilation des donn ées de productivité : volume, rejets, accidents, etc. 2.2 Tenue des formulaires pour le comité de la qualité 2.3 Saisie des rapports du conseil de contrôle de la qualité 2.4 Saisie de lettres, notes de service, rapports des superviseurs	1
3. Compilation des données concernant la paie des employés, les vacances, les congés 3.1 V érification des données pour le personnel permanent et occasionnel 3.2 Réponse aux demandes d'information ou aux demandes de privilèges 3.3 Traitement des plaintes du personnel 3.4 Adaptation au nouveau système informatique	2
4. Soutien aux activités de formation des employés de la production 4.1 Pr éparation des outils d'information des employés sur les activités de formation 4.2 Organisation des inscriptions, horaires, locaux; préparation de la documentation 4.3 Saisie du bilan des activités pour le contrôleur aux fins de la Loi favorisant le développement de la formation de la main-d'œuvre; présences, durée, coûts	3

5. Critères de performance, dits aussi critères de recrutement et de sélection

Qualifications et expertise requises pour accomplir la fonction avec le rendement attendu. Il est important de distinguer les critères essentiels (E) des critères souhaitables (S).	E/S
Critères tangibles (liés à des faits observables et objectifs)
1. Études DEC, techniques de la bureautique	E
2. Autres connaissances ou formations Word, Excel, Access	E
3. Langues parlées et écrites Français Anglais	E S
4. Expérience Au moins 7 années d'expérience sur le marché du travail en milieu manufacturier	E E
4.1 D'une industrie ou d'un secteur d'activité
4.2 D'une fonction technique ou professionnelle
4.3 De gestion (projet, équipe, secteur, dimensions)
5. Associations professionnelles, etc.
Critères intangibles (liés au contexte et à la culture organisationnelle)
6. Habilités requises ou souhaitables 6.1 Manuelles Aucune	-
6.2 Intellectuelles Compréhension rapide des enjeux, des situations Polyvalence Souci du détail	E E E
6.3 Relationnelles ou de communication Sens de l'équipe, dynamisme, bonne humeur Grande disponibilité Respect des autres	E E E
7. Attitudes ou comportements recherchés Autonomie, initiative, sens des priorités	E
8. Motivations au travail Participer au développement du secteur de l'habillement Contribuer à faire de son entreprise un leader dans le marché concerné	E E

D'après : Le recrutement et la sélection, Francine Pharand, Emploi-Québec, 2001, 64 pages